Privacyverklaring  - Versie 2.0 (04/03/2021)

 

Om als sociale huisvestingsmaatschappij een goede dienstverlening te kunnen aanbieden, werken wij met persoonsgegevens. Aan de hand van deze privacyverklaring willen we  je  meer uitleg geven bij de manier waarop we omgaan met de persoonsgegevens waarover we beschikken.

 

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Habitare+. Deze gegevens verzamelen wij bij andere overheidsinstellingen, bij jou, via invulformulieren (eventueel via onze website) of tijdens een gesprek met onze medewerkers. 

 

We vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met jouw  persoonsgegevens, en we doen dit dan ook in overeenstemming met de Europese privacywetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort als AVG of GDPR) en de relevante federale en Vlaamse wetgeving.

 

Deze Privacyverklaring is van toepassing op iedere gebruiker van de website www.habitareplus.be en al haar sub-sites aangeboden door Habitare+ cvba-so met maatschappelijke zetel in Tolpoortstraat 141 te Deinze (hierna 'wij' of 'ons' of 'Habitare+'), met ondernemingsnummer 0400 189 831. De Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen (“VMSW” is eigenaar en beheerder van de website.

 

Definities

Persoonsgegevens omvatten alle informatie waarmee iemand geïdentificeerd kan worden. Dit kan rechtstreeks zijn, bijvoorbeeld aan de hand van een naam, rijksregisternummer of foto. Soms is het ook mogelijk om een persoon onrechtstreeks te identificeren door een combinatie van verschillende soorten informatie, bijvoorbeeld adres, leeftijd en geslacht. Alle informatie die zo aan iemand gekoppeld kan worden valt onder de noemer ‘persoonsgegevens’.

 

Verwerken omvat in de praktijk elk gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verspreiden of wissen ervan.

 

De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, welke middelen daarvoor worden gebruikt en voor welke doeleinden dit gebeurt. In de meeste gevallen is Habitare+ verwerkingsverantwoordelijke bij het verwerken van persoonsgegevens van haar kandidaten en huurders.

 

Verwerkers zijn partijen die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken. Als voorbeeld kan hier verwezen worden naar softwareleveranciers waar Habitare+  beroep op doet.

 

Beginselen

Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doeleinden. We waken daarbij over de volledigheid en juistheid van jouw  persoonsgegevens.

 

Wij bewaren jouw  gegevens in principe niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze verzameld werden. Als sociale huisvestingsmaatschappij zijn we echter dikwijls wettelijk verplicht om jouw  persoonsgegevens langer te bewaren, onder meer op basis van de archiefwetgeving. Het is daarnaast mogelijk dat je persoonsgegevens verder worden verwerkt voor wetenschappelijk en historisch onderzoek of statistische doeleinden. Daarbij worden steeds de nodige maatregelen genomen om jouw  persoonsgegevens te beschermen. Indien identificatie niet vereist is voor deze doeleinden, dan worden jouw  persoonsgegevens steeds gepseudonimiseerd of geanonimiseerd.

 

We nemen daarnaast de nodige veiligheidsmaatregelen om de persoonsgegevens die we verwerken op een passende manier te beveiligen. Jouw  persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de personen die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Iedereen die betrokken is bij de verwerking van uw persoonsgegevens, zowel eigen medewerkers als externe partijen, is bovendien wettelijk of contractueel gehouden om hier vertrouwelijk mee om te gaan.

 

Doeleinden en verwerkingsgronden

Jouw  persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren bij ons terechtkomen. Zo kunnen we bijvoorbeeld gegevens rechtstreeks bij je  opvragen door middel van een contactformulier of bepaalde documenten. Een andere mogelijkheid is dat we jouw  persoonsgegevens opvragen bij overheidsdiensten die er over beschikken.

 

Wij verzamelen en gebruiken jouw  persoonsgegevens alleen als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doel voor hebben vastgelegd. Meer bepaald verwerken wij jouw  gegevens enkel op basis van volgende verwerkingsgronden:

  • om een wettelijke verplichting na te komen
    • Bijvoorbeeld: om na te gaan of je voldoet aan de voorwaarden als huurder (meerderjarig, geen eigendom, ...).
  • voor de vervulling van een taak van algemeen belang of het openbaar gezag
    • Bijvoorbeeld:  politie of parket
  • wanneer je  hiervoor toestemming hebt gegeven
    • Bijvoorbeeld: het versturen van nieuwsbrieven, het publiceren van gericht beeldmateriaal of het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies.
  • voor de uitvoering van een overeenkomst met u
    • Bijvoorbeeld: wanneer jij je inschrijft voor een sociale huurwoning als kandidaat-huurder en gedurende de looptijd van het huurcontract.

 

Voor de bovenstaande doelstellingen, en afhankelijk van de concrete verwerking, kunnen wij ‘gewone’ persoonsgegevens verwerken. Dat zijn onder andere:

  • identificatie- en contactgegevens
    • Bijvoorbeeld: naam, (e-mail)adres, Rijksregisternummer, telefoonnummer, …
  • persoonlijke kenmerken
    • Bijvoorbeeld: leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit, beroep, …
  • samenstelling van het gezin en persoonlijke relaties
    • Bijvoorbeeld: huwelijk of andere samenlevingsvorm, naam van de echtgenoot of partner, huwelijksdatum, aantal kinderen, …
  • financiële bijzonderheden
    • Bijvoorbeeld: bankrekeningnummers, bezittingen, inkomsten, uitkeringen,  personenbelasting …
  • sociale (zekerheids)gegevens
    •  Bijvoorbeeld: informatie met betrekking tot kinderbijslag, tewerkstelling, werkloosheid, pensioen, leefloon, … 

 

In uitzonderlijke gevallen verwerken wij ook ‘bijzondere’ persoonsgegevens, die gevoeliger zijn dan ‘gewone’ persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens kunnen enkel verwerkt worden indien daar een bijzondere rechtsgrond voor bestaat. Het gaat om de volgende persoonsgegevens:

  • gegevens betreffende de gezondheid
    • Bijvoorbeeld: medisch verslag, behandeling, informatie over een beperking, …
  • raciale of etnische gegevens
    • Bijvoorbeeld: taalvaardigheid, …
  • lidmaatschap van een vakvereniging (vakbond)
    • Bijvoorbeeld: in het kader van de uitbetaling van werkloosheidsuitkeringen, …

 

Doorgifte

Wij geven jouw persoonsgegevens niet door aan andere partijen, tenzij daarvoor een wettelijke basis bestaat. Als we voor het uitvoeren van een taak of voor het opstellen van een dossier beroep doen op een extern bedrijf (bv. een softwarefirma of gespecialiseerd adviesbureau) of jouw gegevens doorgeven aan een andere overheidsinstelling, dan mogen zij jouw  gegevens alleen verwerken binnen het met hen afgesproken kader.

 

In principe worden jouw gegevens enkel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Wanneer jouw persoonsgegevens in uitzonderlijke gevallen toch buiten de EER verwerkt worden, dan gebeurt dit steeds in overeenstemming met de voorschriften van de AVG.

 

Verwerkersovereenkomsten

In samenwerking met de Vlaamse overheid en de Vlaamse Vereniging voor Steden en Gemeenten (VVSG) werd een generieke verwerkersovereenkomst opgesteld. Wij gebruiken deze verwerkersovereenkomst standaard als afsprakenkader met onze verwerkers. Meer informatie over de verwerkingsovereenkomsten vind je hier link toevoegen https://www.vvsg.be/kennisitem/vvsg/generieke-verwerkersovereenkomst .

 

Protocollen

Wanneer wij persoonsgegevens (elektronisch) uitwisselen met andere publiekrechtelijke instanties, dan leggen wij het afsprakenkader omtrent deze verwerking vast in een protocol. Dit afsprakenkader heeft onder andere betrekking op de doeleinden en rechtmatigheid van de verwerking en de beveiliging van de persoonsgegevens.

 

Openbaarheid van bestuur

In het kader van de wetgeving over openbaarheid van bestuur  https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur  kan iedereen bij ons een aanvraag tot openbaarmaking van bestuursdocumenten indienen. Daarbij worden jouw persoonsgegevens in principe niet vrijgegeven. In elk geval wordt de openbaarmaking van persoonsgegevens steeds vooraf getoetst aan de privacywetgeving.

 

Rechten

Indien wij uw persoonsgegevens verwerken, heeft u de volgende rechten:

 

Recht op informatie en inzage

Je  mag weten of we persoonsgegevensgegevens van jou hebben, welke dat zijn en op welke manier deze worden gebruikt. Je  kan van ons een kopie van deze persoonsgegevens ontvangen en verdere toelichting krijgen over de verwerking. Stuur hiervoor een e-mail naar

Wij moeten jou informeren over wat er met jouw gegevens gebeurt en we moeten jouw rechten beschrijven. Ook moeten we jou een kopie van je persoonlijke gegevens bezorgen als je ons dit vraagt. Een kopie kan je vragen via telefoon, e-mail of met een brief. Opgelet: alleen een eerste kopie is gratis. 

Bij jouw aanvraag voor inzage moeten wij jouw identiteit verifiëren. Daarom vragen wij jou op dat ogenblik een bewijs van jouw identiteit. Twijfelen wij over jouw identiteit, dan zullen wij jou pas de documenten sturen nadat wij jouw identiteit kunnen bevestigen. We zullen jou de documenten via e-mail sturen als je hiermee akkoord gaat. Ga je niet akkoord, dan sturen wij jou de documenten met de post toe.

Bepaalde documenten kunnen persoonlijke gegevens van andere personen bevatten die dezelfde bescherming genieten als jou. We moeten daarom bepaalde documenten anonimiseren, wat enige tijd kan duren. We zullen jou altijd informeren als we niet binnen een maand jouw aanvraag kunnen beantwoorden.

 

 

Recht op correctie en aanvulling

Als jouw  persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, mag je ons vragen om deze te verbeteren en/of aan te vullen.

 

 

Recht om vergeten te worden

 Je mag vragen dat uw persoonsgegevens volledig worden gewist wanneer:

  • de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden;
  • je de toestemming voor het verwerken van jouw persoonsgegevens intrekt, wanneer de verwerking hierop gebaseerd is;
  • je bezwaar maakt tegen de verwerking (zie verder), en er geen dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn;
  • je persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt worden;
  • je persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.

Wij zullen jouw persoonsgegevens wissen in de bovenstaande gevallen, tenzij we wettelijk verplicht zijn om jouw gegevens te verwerken of als de verwerking moet gebeuren in het algemeen belang.

 

 

Recht op beperking van de verwerking

Je hebt  het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer:

 

  • je  de juistheid van die gegevens betwist;
  • de verwerking onrechtmatig is, maar je niet wil dat de gegevens gewist worden;
  • wij uw gegevens niet meer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden, maar je deze nog nodig hebt in het kader van een rechtsvordering;
  • je bezwaar maakt tegen de verwerking van uw gegevens (zie onder), in afwachting van het antwoord op de vraag of er zwaarder wegende belangen dan de jouwe  in het geding zijn.

 

Wanneer de verwerking beperkt is, worden jouw persoonsgegevens (met uitzondering van de opslag ervan) enkel verder verwerkt met uw toestemming, voor de bescherming van de rechten van anderen, in het kader van een rechtsvordering of in het algemeen belang.

 

Is de beperking van verwerking niet langer relevant, dan informeren wij jou waarom we de beperking stoppen. Om opnieuw jouw persoonlijke gegevens te verwerken, controleren we de juistheid ervan of de juridische gronden voor de verwerking ervan.

 

 

Recht op kennisgeving

Als je je beroept op de bovengenoemde rechten (met uitzondering van het recht op inzage), dan informeren wij ook elke ontvanger van deze persoonlijke gegevens (bijvoorbeeld andere organisaties) hierover. We doen dit niet als dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanningen vraagt. Wij informeren jou ook over deze ontvangers als je dit vraagt.

 

 

Recht op data-portabiliteit

Wij verzenden jou of een andere controller (als dit technisch mogelijk is) alle gegevens in een leesbaar formaat als je dit vraagt.

Dit gaat over gegevens:

•        die je ons bezorgde

•        die we verwerken op basis van jouw toestemming of op basis van contractuele voorwaarden

•        die we verwerken via geautomatiseerde middelen

 

 

Recht op bezwaar

Wanneer jouw  persoonsgegevens verwerkt worden in het kader van onze opdrachten van algemeen belang of het openbaar gezag, heb  je  het recht om je hiertegen te verzetten om redenen die verband houden met jouw  bijzondere situatie. Behalve wanneer het algemeen belang zwaarder doorweegt dan dat van jou, zullen wij de verwerking van jouw  gegevens staken.

 

 

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer we jouw  persoonsgegevens geautomatiseerd verwerken op basis van je  toestemming of in het kader van een overeenkomst, heb je het recht om de persoonsgegevens die je  ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen, zodat je  deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunt doorgeven. Je  mag ons ook vragen om deze doorgifte in jouw  plaats te doen, voor zover dit technisch mogelijk is.

 

 

Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming

Je hebt  het recht om je  te verzetten tegen besluiten die uitsluitend op een geautomatiseerde verwerking van jouw  persoonsgegevens gebaseerd zijn en die voor jou  rechtsgevolgen met zich meebrengen, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met jou, dit wettelijk is toegestaan of dit berust op jouw  toestemming. In deze gevallen kan je  ons wel vragen om een menselijke tussenkomst bij het nemen van dat besluit.

 

 

Recht op intrekking toestemming

Je kan op elk moment jouw toestemming voor het verwerken van jouw gegevens intrekken.

Maar, wij blijven jouw gegevens wel verwerken als er hiervoor een wettelijke of contractuele reden is. Ook mag je jouw toestemming niet intrekken om contractuele verplichtingen te omzeilen. Als je jouw toestemming intrekt, werkt deze alleen voor de toekomst. Eerdere verwerking is legaal.

Je kan jouw toestemming intrekken door ons te contacteren via:

•        Telefoon: 09/362.22.26

•        E-mail: privacy@habitareplus.be

•        Adres: Tolpoortstraat 141 - 9800 Deinze

 

 

Uitoefenen van rechten

Je  kan  je rechten uitoefenen door een verzoek aan ons te richten. Om de verschillende soorten verzoeken te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat niemand anders dan  jijzelf deze rechten kan uitoefenen mail je hiervoor naar privacy@habitareplus.be of contacteer je onze functionaris voor gegevensbescherming Frederik Dhondt via Frederik.dhondt@oost-vlaanderen.be.

 

Indien je jouw gegevens in het Rijksregister wil nakijken of wil controleren welke instanties jouw  gegevens hebben geraadpleegd, kunt kan je je  rechtstreeks wenden tot Mijn Dossier  http://www.ibz.rrn.fgov.be/nl/rijksregister/mijn-dossier/ .

 

 

Specifieke verwerkingen

Hieronder lichten we enkele specifieke verwerkingen gedetailleerder toe. Vanzelfsprekend kan je je rechten, zoals hierboven beschreven, uitoefenen met betrekking tot deze verwerkingen.

 

Huurderskrant

Wij sturen driemaandelijks een huurderskrant uit. Je  ontvangt deze als je gekend bent als huurder. Wens je deze huurderskrant niet meer te ontvangen, kan je hiervoor een e-mail sturen naar info@habitareplus.be.

 

Beeldmateriaal

Bij de activiteiten die wij organiseren maken wij soms  foto's en video's. Dit beeldmateriaal gebruiken wij om promotie te maken voor Habitare+ en haar activiteiten, onder andere in onze huurderskrant en  op onze website. Wij respecteren uw recht op afbeelding en engageren ons om u bij elke activiteit duidelijk in te lichten over het beeldmateriaal dat ter plaatse wordt gemaakt. 

 

Wij beperken ons zoveel mogelijk tot overzichtsfoto's en sfeerbeelden. Voor dit soort beeldmateriaal gaan wij uit van jouw impliciete toestemming, zowel voor het maken als voor de publicatie.

 

Soms zullen wij ook gericht beeldmateriaal maken. Onder gericht beeldmateriaal verstaan wij beeldmateriaal waarin jij het hoofdonderwerp bent, waarbij jij poseert of waarbij één of enkele personen worden uitgelicht. Zowel voor het maken als voor het publiceren van dit soort foto of video zullen wij altijd jouw expliciete toestemming vragen. Waar mogelijk doen wij dit op voorhand en schriftelijk. Je kan  de aparte toestemmingen op elk moment intrekken.

 

Cookies en tracking

Wij maken op onze website gebruik van cookies en verwante technieken. In ons cookiebeleid vindt u hierover alle informatie. In de cookie-instellingen  kunt u per type cookie toestemming geven of weigeren. 

 

 

Vragen en klachten

Indien je  vragen, opmerkingen of klachten hebt in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens, laat het ons dan weten. Je  kan ons contacteren via de contactgegevens die onderaan deze privacyverklaring zijn opgenomen. Onze externe functionaris voor gegevensbescherming (FG, ook wel Data Protection Officer of DPO) is ook langs deze weg bereikbaar. Uw vraag, opmerking of klacht wordt strikt vertrouwelijk behandeld.

 

Ben je ontevreden met de behandeling van jouw  verzoek of ben je van mening dat de behandeling van jouw persoonsgegevens een inbreuk maakt op de privacywetgeving, dan kan je  een klacht neerleggen bij de toezichthoudende autoriteiten.

 

De Vlaamse Toezichtcommissie kunt u bereiken per e-mail op contact@toezichtcommissie.be of per brief aan Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel. Volg de juiste procedure  https://overheid.vlaanderen.be/digitale-overheid/klachtenprocedure om een klacht in te dienen.

 

De Gegevensbeschermingsautoriteit kunt u bereiken per e-mail op contact@apd-gba.be of per brief aan Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Volg de juiste procedure https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/verzoek-klacht-indienen om een klacht in te dienen of om bemiddeling te vragen.

 

Contactgegevens

Je  kan ons contacteren via

 

Historiek aanpassingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd als de omstandigheden dit vereisen. Het versienummer en de datum in de titel geven de recentste wijziging aan.